江西服装学院物资采购管理办法

江服校发[2024] 23号

 

为了规范学院的物资设备采购管理工作，完善物资设备采购管理监督机制，保证采购管理工作规范、廉洁、高效运作，依据学校管理规定及有关法规，制定本规定。

1、本规定所指物资包括基建工程、后勤服务、教学科研、图书资料、办公使用等各类物资。

2、采购活动必须遵守国家有关法律、法规。采购人员必须要自律规范，各尽其职，主动配合，协调支持，努力提高采购工作效能。

3、采购工作应遵照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，防止采购过程中发生以次充优、以假当真、资金流失等不良现象。在物资采购过程中，所有程序必须符合本规定，应做到既考虑投资成本低，又考虑物质使用性能稳定。

4、采购工作程序应注意积极引入市场竞争机制。一般情况下至少应引入三家以上供应商参与竞争。要从维护学校利益出发，本着“诚实、信用”原则处理各种商务关系。

5、采购一般采用公开招标方式、邀标方式、自愿竞标方式、竞争性谈判、询价采购、单一来源谈判、零星采购等方式，参照有关政府采购管理文件精神以及学院相关制度执行。

（1）针对招投标采购方式充分了解厂商，引进厂商不低于三家以上，严格职守程序及规章制度, 确保具有竞争性的采购方式。

（2）在以下情况下采取邀标的采购方式：

① 招标后，没有供应商投标或者没有合格标的；

② 因出现不可预见的情况而急需采购，无法按招标方式得到的；

③ 供应商准备投标文件需要高额费用的；

④ 对高新技术含量有特别要求的。

（3）询价采购项目应由采购人员编写询价文件。询价文件一般应包括以下内容：

① 对竞价的资格要求；

② 物质的名称、数量、规格型号等；

③ 物质的质量配置或材质要求、样品提供等；

④ 供货方式或工期要求等；

⑤ 报价截止日期。确定引入三家以上符合资质条件被询价的供应商参与。一般情况下：应对被询价供应商进行多轮洽谈，最后一次洽谈时应要求各供应商进行最后一次报价。询价谈判人应根据采购需求，综合考虑质量、服务，按照合理最低价原则报中心主管批准，中心主管同意后可最终确定供应商。

（4）属于下列情形之一，可以采取单一来源采购方式：

① 只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专利权，且无其他合适供应商替代的；

② 原采购的后继维修、零配件供应、更换或扩充必须向原供应商采购的；

③ 预先声明需对原有采购进行后继扩充的。

（5）针对数量不多、无规划性、分散性不易集中采购的低值易耗品，进行零星采购方式。

（6）购置进口仪器设备，应尽量通过符合海关优惠政策条件的形式进行采购。

6、资产处物资采购科独立履行本规定要求的职责，有权和有责任对包括质量、价格及供应商在内的各项采购事宜行使领导权、质疑权和决定权。

7、资产处物资采购科接到采购申请后立即组织相关人员在规定的时间内采购到位：普通低值易耗品一般3-5天内采购到位；低值仪器、设备物品正常在5-7天内采购到位；贵重仪器、设备物品在15天采购到位；普通印刷品一般在10-15天采购到位；家具少量定做在15-20内采购到位，大批量家具定做在两个月内完成；急需的物品应在当天或次日采购到位，跟据情况确定时间；特殊的物品则需要订货的应争取最短的时间采购到位。

8、针对弄虚作假,收受贿赂,学院根据所受程度进行罚款、记过、开除、通报等处分,严重者追究法律责任。

9、严格执行学院财务采购预算制度，对无采购预算的采购申请将不予采购，

10、未经过资产处物资采购科而擅自采购物资或者经主管院长同意采购但未经过资产管理处物资采购科而直接进行物资采购的，将由该部门或个人自行承担采购责任。报销时，资产处会计审核人员应加以严格审核，督促办理入库与出库手续，并报资产处物资采购科审核后方可报销。

11、固定资产申购审批应填写江西服装学院固定资产申购单，申购单需由申购部门负责人审核→资产处审核→部门分管校领导审批→分管资产校领导审批，超过五万元的还需校长（理事长）审批。

 

附1：仪器设备、贵重物品、家具等采购管理办法

（1）仪器设备、贵重物品、家具等物资的采购与管理严格执照“江西服装学院固定资产管理办法”进行。

（2）全校教学仪器设备及配件的采购申请由教务处初审后报分管院长审批后再报院委会及主管院长批准（无论何种经费，何种用途的仪器设备）。后交至资产处物资采购科按照相关规定进行购买。

（3）对于价值在2万元以上的大型教学仪器设备，须教务处牵头或授权组织有关人员进行调研、论证、以减少选型失误，采购方式原则上是采用公开招标方式，并有教务处、使用部门派人参与采购及谈判工作。

（4）资产处物资采购科接到各院系部门提交的采购计划后，立即组织相关人员按照相关的手续在规定的时间内采购到位。

（5）采购人员购置物品时由教务处、使用部门等技术相关人员进行质量验收，验收合格后办理入库、转账或报销手续。验收中发现问题应根据有关规定及时找供货商办理退、换、赔、补手续。

（6）仪器设备、贵重物品、家具等采购时间分别为：低值仪器、设备物品在5-7天内采购到位；贵重仪器、设备物品在15-20天采购到位；家具少量定做在15-20内采购到位，大批量家具定做在两个月内完成；如需经过招投标程序的项目，申购部门应提前两个月以上向资产处物资采购科提交采购计划。

 

附2、低值品、易耗品等零星物资的采购管理办法

（1）低值品、易耗品的分类：本办法所称材料、低值品、易耗品系指各教学、科研和后勤部门所使用的不属于固定资产的物品。

材料：指使用后就消耗掉而不能复原的物资材料，如金属材料、非金属材料、燃料、试剂等。

低值品：指价值在固定资产标准以下，耐用期却在标准以上的能独立使用的物品，如低值仪器、仪表、工具、量具用品等。

易耗品：指在使用过程中易于消耗的，不属于固定资产、材料和低值品的物品，如玻璃器皿、元件、保洁用品、文具办公用品等。

（2）低值品、易耗品的采购与管理严格执照“江西服装学院实验材料、低值易耗品管理办法”进行。

资产处物资采购科接到各院系提交所审批过的采购计划后，立即组织相关人员按照相关的手续在规定的时间内采购到位。

采购人员购置物品应负责进行质量初验。物品入库前应由仓库保管员及物资负责人对物品质量及报销凭证进行复验，复验合格后方能办理入库报销手续。验收中发现问题应根据有关规定及时找供货商办理退、换、赔、补手续。

急需的零星、专用物品在物资主管部门的价格认定、同意和指导下，可由各系或使用部门负责购置，做到及时采购，保证物资供应。

一般的低值品、易耗品在接到采购计划审批后1-2天内采购到位；采购人员通过市场上货比三家，确定最终卖家，提运交至物资仓库入库、验收。急需的物品应在1天内采购到位；特殊的物品则需要订货的应争取最短的时间采购到位。

针对突发性需求在规定时间内无法采购到位的物品，资产管理处物资采购科应说明原因并采取借用等办法尽量满足急需要求。

 

附3：采购流程

申购流程：填写固定资产相关材料→使用部门负责人审核→资产管理处审核→校领导审批（操作步骤详见《江西服装学院固定资产申购操作指南》）

材料清单：《江西服装学院固定资产申购单》、《江西服装学院固定资产验收单》(OA系统下载)

 

附4：

江西服装学院固定资产申购单（设备、家具类）

申购部门：                               日期：  年  月  日

固定资产名称

编号

品名

型号规格

数量 单位

预算 金额

资金来源 （专项/自筹）

用途

要求

要求供货时间：

申购人及资产管理员签字：

预算总金额（大写）：

小写:

申购单位对设备要求：（可附附件）

审批

部门负责人意见：   年   月   日

资产处审核意见：   年   月   日

部门分管校领导审批：   年    月    日

分管资产校领导审批：   年    月    日

校长（理事长）审批：                       年    月    日

备注： 1、此单申报单位自留备份，审批原件交资产处采购科。 2、资金来源（专项：由专项资金购买的设备；自筹：由学校自有资金购买）。 3、固定资产申购单需由使用部门分管校领导及分管资产校领导审批，伍万元及以上需由校长（理事长）审批。

资产处制